Datenschutzerklärung für die App „Zeit Erfassen“
Stand: 2. November 2026.
Das Wichtigste in einem Absatz: „Zeit Erfassen“ ist eine reine Client-App für die Arbeitszeiterfassung. Sie verbindet sich ausschließlich mit dem Kimai-Server, dessen Adresse Sie beim Anmelden selbst eintragen. Es gibt keinen Server des App-Anbieters, kein Nutzerkonto beim App-Anbieter und keine Datenübermittlung an Dritte. Der Anbieter der App erhält zu keinem Zeitpunkt Daten aus Ihrer Nutzung. Werbung, Tracking und Analysedienste sind nicht enthalten.
Die folgenden Angaben gelten ausschließlich für unsere Android-App Zeit Erfassen und ergänzen unsere allgemeine Datenschutzerklärung für diese Webseite.
1. Verantwortlicher für die App
Verantwortlich für die Bereitstellung der App im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
Geier-IT – Anton Geier, Untere Bergstraße 2, 55487 Sohren, Deutschland. E-Mail: info@geier-it.eu. Telefon: +49 152 04202892.
Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
Für die Arbeitszeitdaten, die auf dem von Ihnen gewählten Kimai-Server verarbeitet werden, sind nicht wir verantwortlich, sondern der Betreiber dieses Servers – in aller Regel Ihr Arbeitgeber.
2. So funktioniert die App
„Zeit Erfassen“ dient der mobilen Arbeitszeiterfassung und ist ein eigenständiger Client für Server mit Kimai-API (selbst gehostete Open-Source-Zeiterfassung).
- Beim ersten Start geben Sie die Adresse des Kimai-Servers ein, dazu Ihren Benutzernamen und Ihr persönliches API-Token.
- Die App spricht danach ausschließlich mit diesem einen Server. Es gibt keine feste Adresse und keine Verbindung zu unseren Systemen.
- Ein Benutzerkonto auf dem jeweiligen Server ist Voraussetzung. Ohne Zugang lässt sich die App nicht produktiv nutzen.
3. Daten, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden
| Daten | Wo | Wie lange |
|---|---|---|
| Server-Adresse | verschlüsselter Systemspeicher | bis zur Deinstallation; beim Abmelden bleibt sie zur erneuten Anmeldung stehen und kann dort geändert werden |
| Benutzername | verschlüsselter Systemspeicher | bis zum Abmelden oder zur Deinstallation |
| API-Token | verschlüsselter Systemspeicher | bis zum Abmelden oder zur Deinstallation |
| Angemeldetes Konto: Anzeigename, Benutzername, Benutzer-ID und E-Mail-Adresse | verschlüsselter Systemspeicher | bis zum Abmelden oder zur Deinstallation |
| Kimai-Kontopasswort (nur bei Nutzung von „Meine Stunden“ → Überstunden) | verschlüsselter Systemspeicher | bis „Passwort vergessen“ angetippt wird, zum Abmelden oder zur Deinstallation |
Zum Kontopasswort: Für die normale Nutzung genügt das API-Token. Nur wenn Sie zusätzlich „Meine Stunden“ → „Überstunden laden“ nutzen, fragt die App einmalig Ihr normales Kimai-Kontopasswort ab, weil Kimais Programmierschnittstelle die Soll-/Ist-Arbeitszeit nicht liefert – diese Angabe existiert nur auf einer Seite der Kimai-Weboberfläche, die eine normale Anmeldung statt eines API-Tokens voraussetzt. Die App meldet sich dafür wie ein Webbrowser an. Wer diese Funktion nicht nutzt, dessen Kontopasswort verlässt zu keinem Zeitpunkt das Anmeldeformular des Geräts.
Diese Daten werden im verschlüsselten Speicher des Betriebssystems abgelegt (unter Android in den EncryptedSharedPreferences über den Android Keystore), damit Sie sich nicht bei jedem Start neu anmelden müssen. Beim Abmelden werden Benutzername, API-Token, das gegebenenfalls gespeicherte Kontopasswort und die Kontoangaben vollständig vom Gerät entfernt.
Die Angaben zum angemeldeten Konto werden zusätzlich deshalb lokal vorgehalten, damit die App auch ohne Netzverbindung startet und angemeldet bleibt – etwa auf der Baustelle oder im Keller. Abgemeldet werden Sie ausschließlich dann, wenn der Server Ihr Token ausdrücklich zurückweist.
4. Datenübertragung an den von Ihnen gewählten Server
Alle fachlichen Daten werden ausschließlich zwischen Ihrem Gerät und dem von Ihnen eingetragenen Server ausgetauscht, immer über eine TLS-verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Unverschlüsselte Verbindungen (http://) lässt die App nicht zu.
Übertragen werden dabei Ihr API-Token zur Authentifizierung sowie Ihre Zeiteinträge (Beginn, Ende, Pausenzeit, zugeordnetes Projekt und Tätigkeit, Beschreibung, Schlagworte). Vom Server empfängt die App die Liste der Kunden, Projekte und Tätigkeiten Ihrer Organisation sowie – falls Ihr Konto einem Kimai-Team angehört – Namen und Zeiteinträge der übrigen Teammitglieder, damit ein Vorarbeiter oder eine Vorarbeiterin den Überblick über das Team behält bzw. Einträge für Teammitglieder anlegen und korrigieren kann, sofern der Server dafür berechtigt. Technisch notwendig überträgt jede Anfrage zudem die IP-Adresse Ihres Geräts an den Server. Wie lange der Server das protokolliert, bestimmt dessen Betreiber.
5. Was die App nicht tut
- Keine Werbung. Es sind keine Werbenetzwerke eingebunden.
- Kein Tracking, keine Analyse. Es sind keine Analyse-, Crash-Reporting- oder Statistikdienste eingebunden.
- Keine Weitergabe an Dritte. Daten gehen ausschließlich an den Server, den Sie selbst eingetragen haben.
- Keine Übermittlung an den App-Anbieter. Geier-IT betreibt für diese App keinen Server und erhält keinerlei Nutzungsdaten.
- Kein Kamerazugriff, kein Standort, keine Kontakte, kein Mikrofon.
Angeforderte Berechtigungen im Überblick
| Berechtigung | Wofür |
|---|---|
| INTERNET | Verbindung zum eingetragenen Kimai-Server |
Weitere Berechtigungen fordert die App nicht an.
6. Verantwortlichkeit für die Arbeitszeitdaten
Die eigentlichen Arbeitszeitdaten liegen auf dem Server, den Sie in der App eintragen. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist dafür der Betreiber dieses Servers – bei betrieblichem Einsatz also Ihr Arbeitgeber, nicht wir. An diesen richten sich auch Auskunfts- und Löschanfragen zu Arbeitszeitdaten.
Hinweis für einsetzende Unternehmen
Diese App ist ein Zeiterfassungssystem im Sinne des Betriebsverfassungsrechts. Die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Erfassung von Arbeitszeit unterliegt der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wo ein Betriebsrat besteht, ist vor dem Einsatz eine entsprechende Betriebsvereinbarung erforderlich.
7. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer
Soweit wir Daten verarbeiten – das betrifft ausschließlich die lokale Speicherung auf Ihrem Gerät – stützt sich das auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Funktion) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und sicheren Anwendung). Für die Verarbeitung auf dem Kimai-Server gilt regelmäßig zusätzlich § 26 Abs. 1 BDSG, da die App im Arbeitsverhältnis eingesetzt wird; verantwortlich ist dafür der Serverbetreiber.
Auf dem Gerät gelten die oben genannten Fristen, auf dem Server die Vorgaben des jeweiligen Betreibers und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise.
8. Daten löschen
- Auf dem Gerät: In der App unter Einstellungen → Abmelden werden Benutzername und API-Token entfernt. Beim Deinstallieren der App werden alle lokalen Daten einschließlich der Server-Adresse gelöscht.
- Auf dem Server: formlose Anfrage an den Betreiber des Servers. Die Löschung erfolgt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeitnachweise entgegenstehen.
- Bei uns sind keine Daten vorhanden, die gelöscht werden könnten.
Ihre Rechte nach Art. 15 bis 21 DSGVO sowie das Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO gelten unverändert wie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung beschrieben.
9. Hinweis zu Marken
„Zeit Erfassen“ ist ein unabhängig entwickelter Client für Server mit Kimai-API. Die App steht in keiner Verbindung zum Kimai-Projekt und wird von diesem weder betrieben noch unterstützt. Genannte Produktnamen sind Marken der jeweiligen Inhaber.